1. Behandling av personuppgifter i Palkka.fi -tjänsten

Palkka.fi är ett löneberäkningsprogram som är avsett för hushåll och mindre arbetsgivare. Med hjälp av tjänsten kan dessa så kallade småarbetsgivare fullgöra sina arbetsgivar- och anmälningsskyldigheter. I tjänsten kan småarbetsgivare spara uppgifter gällande arbetstagare för löneberäkning samt sköta anmälningar av löneuppgifter till inkomstregistret. 

Behandlingen av personuppgifter i Palkka.fi-tjänsten grundar sig på fullgörandet av småarbetsgivarens lagstadgade arbetsgivarskyldigheter. Om Palkka.fi-tjänsten stadgas i lagen om ett system för betalningstjänst- och deklarationsservice för småarbetsgivare (658/2004), nedan Palkka.fi-lagen.

Småarbetsgivare som använder sig av Palkka.fi-tjänsten är personuppgiftsansvariga enligt Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/2016. Småarbetsgivare ansvarar för de arbetstagaruppgifter som sparas i tjänsten. Småarbetsgivare ska iaktta aktsamhet vid användning av tjänsten samt försäkra sig om att endast sådana uppgifter som är nödvändiga för fullgörandet av arbetsgivarskyldigheterna förs in i Palkka.fi-tjänsten. Det ligger på småarbetsgivarens ansvar att uppgifterna gällande de egna arbetstagarna är korrekta.

Skatteförvaltningen fungerar som dataregistrets tekniska systemadministratör enligt Palkka.fi-lagen. Skatteförvaltningen har som uppgift att säkerställa att systemet fungerar och är datasäkert. Skatteförvaltningen behandlar personuppgifter endast i den mån som det är nödvändigt vid underhållsarbete av tjänsten, utveckling av tjänstens serviceförmåga och försäkrande av tjänstens datasäkerhet. Skatteförvaltningen ansvarar för det tekniska datainnehållet och kan med stöd av Palkka.fi-lagen bestämma vilka sorts uppgifter som matas in i systemet. Endast uppgifter som enligt dataskyddslagstiftningen avses som nödvändiga får matas in i systemet. 

Rådgivningen för Palkka.fi betjänar på finska på numret 029 497 034 och på svenska på numret 029 497 035 mån-fre 9.00–16.00 och i juli kl. 9.00–15.00. 

Sekretessbelagda och offentliga uppgifter
Endast arbetsgivaren har rätt att bestämma om utlämnande av arbetstagaruppgifter från Palkka.fi-tjänsten.  

Skatteförvaltningen kan inte ge ut uppgifter från Palkka.fi-tjänsten. Skatteförvaltningens anställda är skyldiga att hemlighålla information given av småarbetstagaren som de i samband med den tekniska underhållningen av systemet tagit del av.

Mottagare av personuppgifter

Arbetstagaruppgifter som anmälts av hushållsarbetsgivare överlåts automatiskt till inkomstregistret och Skatteförvaltningen.

Arbetstagaruppgifter som anmälts av övriga mindre arbetsgivare (företag) överlåts automatiskt till inkomstregistret samt Skatteförvaltningen endast när arbetsgivaren har gett samtycke till det. 

Från Palkka.fi-tjänsten förmedlas personuppgifter och andra uppgifter som är nödvändiga för statistikframställning till Statistikcentralen med stöd av statistiklagens (280/2004) 15 § 6 moment.

Principerna om skyddande av uppgifter

Som registrets tekniska systemadministratör ska Skatteförvaltningen säkerställa att de uppgifter som införts i Palkka.fi-tjänsten skyddas med tillräckliga datasäkerhetsåtgärder i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Som registrets tekniska systemadministratör är Skatteförvaltningen skyldig att följa de förpliktelser som stadgas i den allmänna dataskyddsförordningens 32 artikel om vidtagandet av åtgärder för säkerställandet av en lämplig säkerhetsnivå. Som statlig myndighet ska Skatteförvaltningen också uppfylla kraven på god förvaltning i fråga om myndigheternas informationsförvaltning.

Datanätet och den anläggning där Palkka.fi-registret finns har skyddats med en brandvägg och andra tekniska åtgärder. 

Uppgifterna har skyddats mot obehörig läsning, ändring och förstöring. Skyddet bygger på passagekontroll, personliga användarnamn och begränsning av användarrättigheterna. Rättigheten till att ta del av eller ändra uppgifter är begränsad enligt personalens arbetsuppgifter. Granskning eller ändring av uppgifter i tjänsten samlas in i loggfiler. Uppgifternas korrekthet kontrolleras med hjälp av maskinella och manuella kontroller av datasystemen i olika skeden av databehandlingsprocessen. Skatteförvaltningen skyddar uppgifterna från förstörning genom säkerhetskopior och fysiska skyddsåtgärder. Sådana uppgifter som finns i pappersform och anknyter sig till registret har skyddats genom passagekontroll och låsta arkiv.

Skatteförvaltningen raderar årligen sådana uppgifter vars lagringstid på 11 år har gått ut i enlighet med Palkka.fi-lagens 3 §. 

Tillgång till de egna uppgifterna
Enligt dataskyddsförordningen har var och en rätt att få tillgång till de personuppgifter som gäller hen själv. Begäran om att få kontrollera uppgifterna görs till den personuppgiftsansvarige alltså arbetsgivaren.

Med arbetsgivarens samtycke kan arbetstagaren granska sina egna uppgifter via arbetstagargränssnittet.

Rättelse av uppgifter
Det är arbetsgivarens ansvar att uppgifterna gällande arbetstagarna har uppgetts rätt. 
Om arbetstagaren märker att hens uppgifter har uppgetts fel kan arbetstagaren begära att arbetsgivaren rättar felet.
Arbetstagaren kan via arbetstagargränssnittet elektroniskt ändra på sina kontaktuppgifter. 
Skatteförvaltningen kan korrigera sådana felaktiga uppgifter som har orsakats av funktionella och tekniska störningar i systemet. I dessa fall informerar Skatteförvaltningen skilt om korrigeringen.

 2. Palkka.fi – tjänstens dataskyddsbeskrivning